Общий отдел

Адрес электронной почты: azov@donland.ru

ПОЛОЖЕНИЕ

об общем отделе

Администрации города Азова

1. Общие положения

1.1. Общий отдел Администрации города Азова (далее - отдел) является структурным подразделением Администрации города Азова (далее - Администрация города), созданным в соответствии со структурой Администрации города, утвержденной решением Азовской городской Думы.

1.2. Штатная численность отдела и Положение о нем утверждаются распоряжением Администрации города.

1.3. Координацию деятельности отдела осуществляет управляющий делами администрации.

1.4. Работники общего отдела назначаются и освобождаются от должности Главой города Азова по представлению начальника общего отдела и согласованию с управляющим делами администрации.

1.5. Отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, Уставом Ростовской области, областными законами, постановлениями Законодательного Собрания Ростовской области, указами и распоряжениями Губернатора Ростовской области, постановлениями и распоряжениями Правительства Ростовской области, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации и Ростовской области, Уставом муниципального образования городского округа «Город Азов» Ростовской области, решениями Азовской городской Думы, постановлениями и распоряжениями Администрации города, настоящим Положением.

1.6. Реорганизация либо упразднение отдела производится распоряжением Администрации города после внесения соответствующих изменений в структуру Администрации города в порядке, установленном Уставом муниципального образования городского округа «Город Азов» Ростовской области.

2. Основные задачи отдела

Основными задачами отдела являются:

2.1. Обеспечение функционирования единой системы делопроизводства, организация документооборота и контроля за исполнением контролируемых документов в Администрации города на основе применения современной электронно-вычислительной техники с использованием межведомственной системы электронного документооборота и делопроизводства «Дело», подсистемы «Дело WEB» (далее - система «Дело», подсистема «Дело WEB»).

2.2. Совершенствование форм и методов работы с документами в Администрации города, разработка и внедрение нормативных документов по документационному обеспечению управления в Администрации города и организация методической помощи, посредством проведения семинаров и направлению рекомендаций по делопроизводству.

2.3. Обеспечение выпуска правовых актов Администрации города и единого порядка подготовки и прохождения в аппарате Администрации города проектов правовых актов Администрации города с использованием системы «Дело», подсистемы «Дело WEB».

2.4. Обеспечение комплектования, ведения учета и сохранности документов, образующихся в деятельности Администрации города, их ведомственное хранение в установленный срок, в том числе электронных архивных документов и подготовку к своевременной передаче в сектор муниципального архива Администрации города на постоянное хранение в соответствии с действующим законодательством. В целях автоматизации архивного хранения документов применяется система «Архивное дело».

2.5. Обеспечение своевременного рассмотрения в Администрации города обращений граждан, организация личного приема Главой города Азова, заместителями главы Администрации города и иными должностными лицами Администрации города.

3. Функции отдела

3.1. В соответствии с основными задачами отдел выполняет следующие функции:

3.1.1. Разрабатывает и внедряет нормативные и методические документы по совершенствованию документационного обеспечения управления (делопроизводства) в Администрации города.

3.1.2. Осуществляет прием, регистрацию в системе «Дело», подсистеме «Дело WEB» и передачу поступивших документов и обращений граждан на рассмотрение Главе города Азова, управляющему делами администрации.

3.1.3. Осуществляет распределение и направление служебной корреспонденции исполнителям согласно содержанию резолюций Главы города Азова в соответствии с вопросами, отнесенными к их ведению на основании распределения обязанностей между заместителями главы Администрации города и управляющим делами администрации.

3.1.4. Осуществляет передачу рассмотренных документов и обращений граждан с резолюцией управляющего делами администрации по назначению в структурные подразделения Администрации города, контроль за их прохождением и исполнением в установленные сроки.

3.1.6. Осуществляет отправку исходящей (отправляемой) служебной корреспонденции за подписью Главы города Азова с использованием системы «Дело», подсистемы «Дело WEB» и средств электронной связи, а также отправку исходящей письменной корреспонденции аппарата Администрации города по средствам почтовой связи с использованием услуг ФГУП «Почта России». Отправка корреспонденции иными государственными и негосударственными почтовыми экспресс-службами, в том числе государственной фельдъегерской службой Российской Федерации в компетенцию отдела не входит.

3.1.7. Осуществляет взаимодействие с приемными Главы города Азова, заместителями главы Администрации города и управляющего делами администрации по организации и осуществлению электронного документооборота с использованием системы «Дело», подсистемы «Дело WEB» и электронно-цифровой подписи и оформлению реестров почтовых отправлений.

3.1.8. Организует разработку инструкций и положений по вопросам делопроизводства, разработку бланков документов и обеспечивает контроль за соблюдением Регламента Администрации города, инструкции по делопроизводству в Администрации города и других правовых актов, регламентирующих подготовку и прохождение документов.

3.1.9. Осуществляет изготовление и регистрацию с использованием системы «Дело», подсистемы «Дело WEB» постановлений и распоряжений Администрации города по основной деятельности, их тиражирование, заверение, хранение и рассылку заинтересованным структурным подразделениям и отраслевым (функциональным) органам Администрации города, иным лицам, а также исполнителям правового акта согласно листу рассылки.

3.1.10. Обеспечивает внесение информации в базу данных системы «Дело», подсистемы «Дело WEB» при внесении изменений и отмене постановлений и распоряжений Администрации города, сведений об опубликовании в средствах массовой информации.

3.1.11. Подготавливает перечень муниципальных нормативных правовых актов Администрации города, подлежащих включению в регистр муниципальных нормативных правовых актов Ростовской области, и их ежемесячное представление с использованием системы «Дело», подсистемы «Дело WEB» в Правительство Ростовской области и Азовскую межрайонную прокуратуру.

3.1.12. Направляет подписанные муниципальные нормативные правовые акты ответственным исполнителям для опубликования в официальном вестнике «Азов официальный».

3.1.13. Оформляет соответствующим образом, учитывает и хранит в течение установленного срока постановления и распоряжения Администрации города, подготавливает и сдает их в сектор муниципального архива Администрации города на постоянное хранение.

3.1.14. Разрабатывает сводную номенклатуру дел Администрации города, классификатор структурных подразделений аппарата Администрации города, отраслевых (функциональных) органов Администрации города, муниципальных предприятий и учреждений Администрации города, формирует и обеспечивает хранение дел в пределах сроков их хранения, обеспечивает проведение экспертизы ценности документов, передачу дел постоянного срока хранения в сектор муниципального архива Администрации города.

3.1.15. Осуществляет исполнение запросов юридических и физических лиц и выдачу по указанию управляющего делами администрации заверенных копий и выписок из правовых актов Администрации города по основной деятельности, находящихся на хранении в общем отделе Администрации города в течение установленного срока и не переданных на постоянное хранение в сектор муниципального архива Администрации города.

3.1.16. Разрабатывает сводный акт Администрации города на уничтожение дел, срок хранения которых истек, и осуществляет подготовку заседаний постоянно действующей экспертной комиссии Администрации города.

3.1.17. Осуществляет согласование эскизов, изготовление, выдачу, учет, изъятие и уничтожение печатей и штампов Администрации города и ее структурных подразделений.

3.1.18. Разрабатывает и реализует рациональную и эффективную систему работы с контролируемыми документами и поручениями Главы города Азова и вышестоящих органов.

3.1.19. Обеспечивает работу по рассмотрению обращений граждан, поступивших в Администрацию города на имя Главы города Азова и осуществляет контроль за прохождением и сроками рассмотрения обращений граждан.

3.1.20. Осуществляет предварительную беседу с гражданами, запись на прием к Главе города Азова, первому заместителю главы Администрации города, заместителям главы администрации по социальным вопросам и вопросам сферы жилищно-коммунального хозяйства по вопросам, отнесенным к их ведению, организация проведения приема, учет и контроль за исполнением документов по личному приему граждан.

3.1.21. Составляет график личного приема граждан Главой города Азова, заместителями главы Администрации города и управляющим делами администрации.

3.1.22. Координирует и обеспечивает работу приемной по обращениям граждан Администрации города.

3.1.23. Проверяет по поручению Главы города Азова состояние дел по рассмотрению предложений, заявлений, жалоб граждан в отраслевых (функциональных) органах и подведомственных организациях, учреждениях Администрации города.

3.1.24. Осуществляет методическое руководство организацией, ведением и совершенствованием делопроизводства и контроля в Администрации города и ее структурных подразделениях, а также оказывает методическую помощь отраслевым (функциональным) органам Администрации города в области делопроизводства и по организации контроля за исполнением документов.

3.1.25. Осуществляет ведение аналитической и статистической работы по документам и обращениям граждан, рассылку справок-напоминаний по исполнению в установленные сроки документов, обращений граждан и представление информации о работе с контрольными документами и обращениями граждан Главе города Азова, управляющему делами администрации по запросу.

3.1.26. Обеспечивает изготовление и печатание текстов Почетных грамот Главы города Азова, Благодарностей Главы города Азова, Благодарственных писем Главы города Азова.

3.1.27. Осуществляет подготовку и оформление муниципальных контрактов на почтовые услуги, услуги сотовой связи, поставку подарочных букетов цветов и услуги по переплету документов.

3.1.28. Обеспечивает размещение информации о деятельности отдела в порядке, установленном законодательством Российской Федерации и Ростовской области.

3.1.29. Осуществляет взаимодействие с МКУ «Центр обеспечения деятельности Администрации города Азова» по вопросам пропускного режима, материально-технического обеспечения работы аппарата Администрации города, санитарно-технического состояния здания и прилегающей территории.

4. Права отдела

Отдел для осуществления своих задач и функций имеет право:

4.1. Разрабатывать и вносить на рассмотрение в установленном порядке проекты решений Азовской городской Думы, правовых актов Администрации города, инструкций и положений по вопросам делопроизводства и контроля, а также по вопросам, входящим в компетенцию отдела.

4.2. Запрашивать у структурных подразделений Администрации города, отраслевых (функциональных) органов Администрации города, государственных органов, органов местного самоуправления, иных организаций документы, необходимые для выполнения возложенных на отдел задач.

4.3. Пользоваться в установленном порядке банками данных Администрации города.

4.4. Осуществлять доступ к компьютерным информационным системам общего пользования, в том числе к сети «Интернет».

4.5. Контролировать выполнение установленных правил работы с документами и проводить проверки ведения делопроизводства, работы с обращениями граждан в структурных подразделениях, отраслевых (функциональных) органах Администрации города и доводить итоги проверок до Главы города Азова и управляющего делами администрации.

4.6. Вносить предложения Главе города Азова о применении мер дисциплинарного воздействия в случаях нарушения структурными подразделениями и должностными лицами Администрации города установленных правил и сроков работы с документами, сохранности служебной и персональной информации, документов.

4.7. Требовать от руководителей структурных подразделений, отраслевых (функциональных) органов Администрации города выполнения, установленных Инструкцией по делопроизводству правил работы с документами.

4.8. Не принимать к производству (оформление, регистрация, рассылка, печатание, размножение и т.д.) и возвращать исполнителям на доработку документы, подготовленные с нарушениями требований Регламента Администрации города и Инструкции по делопроизводству в Администрации города.

4.9. Устанавливать сроки предоставления информации по контролируемым документам и контролировать сроки исполнения документов, запрашивать сведения о ходе исполнения документов.

4.10. Подписывать служебные документы в пределах компетенции отдела.

4.11. Давать разъяснения справочного характера, а также выдавать справки по запросам организаций и граждан в пределах своей компетенции.

4.12. Созывать и проводить совещания по вопросам, входящим в круг деятельности общего отдела, привлекать для участия в них специалистов отраслевых (функциональных) органов Администрации города и других организаций.

4.13. Организовывать «круглые столы» и «горячие линии», телефоны доверия и иные разнообразные формы работы с населением.

4.14. Выделять и согласовывать к уничтожению документы Администрации города, ее структурных подразделений с истекшими сроками хранения.

4.15. Заверять копии постановлений и распоряжений Администрации города, служебных документов.

4.16. Запрашивать и в согласованные сроки безвозмездно получать от государственных и муниципальных органов, общественных объединений, предприятий, учреждений, организаций, справочные, статистические и другие необходимые сведения, материалы, по вопросам, входящим в компетенцию отдела.

4.17. Вносить на рассмотрение Администрации города и органов государственной власти Ростовской области предложения по обеспечению реализации принятых решений в установленные сроки, по совершенствованию установленных нормативов и стандартов, другие предложения по вопросам, входящим в компетенцию отдела.

5. Руководство отделом

5.1. Руководство отделом осуществляет начальник общего отдела Администрации города (далее - начальник отдела).

5.1.1. Начальник отдела назначается на должность и освобождается от должности Главой города Азова путем издания правового акта Администрации города по представлению управляющего делами администрации.

5.2. Начальник отдела:

5.2.1. Представляет Главе города Азова на утверждение Положение об отделе, его структуру, штатную численность.

5.2.2. Вносит предложения о назначении и освобождении работников отдела, их поощрении и применении к ним дисциплинарных взысканий.

5.2.3. Руководит деятельностью отдела, организует работу сотрудников отдела, в пределах своей компетенции, обеспечивает выполнение поручений Главы города Азова, управляющего делами администрации, несет персональную ответственность за выполнение возложенных на отдел задач.

5.2.4. Планирует работу отдела, и самостоятельно решает текущие задачи, подписывает служебную документацию в пределах компетенции отдела.

5.2.5. Участвует в проведении аттестации работников отдела, обеспечивает повышение их профессионального уровня.

5.2.6. Вносит предложения о направлении работников отдела в служебные командировки.

5.2.7. В рамках своей компетенции представляет отдел во взаимоотношениях с государственными органами, органами местного самоуправления, другими органами и организациями;

5.2.8. Проводит работу по изучению деятельности отраслевых (функциональных) органов Администрации города, вносит предложения управляющему делами администрации о мерах по улучшению организации работы отраслевых (функциональных) органов Администрации города по вопросам делопроизводства, контроля за исполнением документов.

5.3. В случае отсутствия начальника отдела руководство отделом осуществляет назначенный для исполнения обязанностей начальника отдела сотрудник Администрации города в порядке установленным Трудовым законодательством.

6. Ответственность работников отдела

6.1. Начальник отдела несет персональную ответственность за несвоевременное и некачественное выполнение задач и функций, возложенных на отдел, с учетом прав, предоставленных настоящим Положением.

6.2. Другие работники отдела несут персональную ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение должностных обязанностей, установленных должностными инструкциями.

7. Взаимоотношения

7.1. Отдел взаимодействует со структурными подразделениями и должностными лицами Правительства Ростовской области и Администрации города, с Управлением по работе с обращениями граждан и организаций Правительства Ростовской области, Азовской городской Думой, Контрольно-счетной палатой города Азова, с государственными органами, предприятиями, организациями, учреждениями и гражданами города по вопросам, отнесенным к сфере деятельности отдела.