Общий отдел

Адрес электронной почты: mail@gorodazov.ru

В соответствии с Положением об общем отделе администрации г. Азова, утвержденным распоряжением  администрации города Азова от 29.05.2017 № 126 (в редакции распоряжения от 08.07.2019 № 173) Приложение, общий отдел администрации г. Азова является структурным подразделением аппарата администрации города, непосредственно входящим в его состав, созданным в соответствии со структурой администрации города, утвержденной решением Азовской городской Думы от 24.11.2016 № 194.

Основными задачами общего отдела администрации г. Азова являются:

1. Ведение делопроизводства в аппарате администрации города.

2. Обеспечение рассмотрения письменных обращений граждан.

3. Подготовка перечня муниципальных нормативных правовых актов администрации города Азова, подлежащих включению в регистр муниципальных нормативных правовых актов Ростовской области и их ежемесячное представление в Правительство Ростовской области и Азовскую межрайонную прокуратуру.

4. Обеспечение опубликования подписанных муниципальных нормативных правовых актов в вестнике «Азов официальный».

5. Взаимодействие со структурными подразделениями и должностными лицами Правительства Ростовской области и администрации города Азова, с Азовской городской Думой, Контрольно-счетной палатой города Азова, с государственными органами, предприятиями, организациями, учреждениями и гражданами города по вопросам, отнесенным к сфере деятельности отдела.

Общий отдел администрации г. Азова, в соответствии с возложенными на него задачами, выполняет следующие функции:

1. Обеспечивает единый порядок учета, регистрации, изготовления, прохождения и хранения документов с использованием системы электронного документооборота «Дело» (далее – система «Дело»), а также выдачу справочной информации о прохождении корреспонденции, поступившей в администрацию города.

2. Обеспечивает прием, регистрацию, учет, прохождение, отправку и хранение входящей и исходящей документации, в том числе письменных обращений граждан.

3. Организует разработку инструкций и положений по вопросам делопроизводства, разработку бланков документов; обеспечивает контроль за соблюдением Регламента администрации города, Инструкции по делопроизводству в администрации города и других правовых актов, регламентирующих подготовку и прохождение документов.

4. Осуществляет методическую работу по вопросам документационного обеспечения управленческой деятельности, совершенствованию форм и методов документирования деятельности администрации города, а также оказывает методическую помощь отраслевым (функциональным) органам администрации города в области делопроизводства.

5. Осуществляет изготовление, регистрацию, учет, хранение, тиражирование, рассылку исполнителям постановлений и распоряжений (по основной деятельности) администрации города.

6. Осуществляет подготовку проектов постановлений и распоряжений администрации города Азова.

7. Осуществляет выдачу заверенных копий и выписок из правовых актов администрации города Азова.

8. Осуществляет подготовку перечня муниципальных нормативных правовых актов администрации города Азова, подлежащих включению в регистр муниципальных нормативных правовых актов Ростовской области и их ежемесячное представление в Правительство Ростовской области и Азовскую межрайонную прокуратуру.

9. Направляет муниципальные правовые акты в редакцию газеты «Азовская неделя» для их опубликования в вестнике «Азов официальный».

10. Осуществляет выполнение машинописных работ, в том числе форматирование и распечатку распорядительных документов, представленных на машиночитаемых носителях в виде проектов структурными подразделениями и отраслевыми (функциональными) органами администрации города.

11. Осуществляет контроль за прохождением и сроками рассмотрения служебных писем, поступающих в администрацию города, подготовку информационных материалов на имя главы администрации города о результатах рассмотрения служебных писем в сроки, установленные нормативными документами.

12. Обеспечивает рассмотрение письменных обращений граждан. Организует ведение делопроизводства по письменным обращениям граждан в системе «Дело». Осуществляет контроль за прохождением и сроками рассмотрения письменных обращений граждан; за подготовкой ответов заявителям и в Правительство Ростовской области; подготовку в установленные сроки сводных отчетов о результатах рассмотрения письменных и устных обращений граждан в Правительство Ростовской области с учетом отчетов о рассмотрении устных обращений, подготовленных сектором контрольной работы.

13. Разрабатывает сводную Номенклатуру дел администрации города Азова и классификатор структурных подразделений администрации города.
Осуществляет формирование документов в дела в соответствии с Номенклатурой дел; хранение, комплектование, учет и практическое использование образовавшихся в процессе деятельности администрации города документов постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) и документов по личному составу; организует уничтожение документов в связи с истечение сроков их хранения, передачу в установленном порядке документов постоянного срока хранения в муниципальный архив администрации города Азова.

14. Обеспечивает изготовление и печатание текстов Почетных грамот главы администрации города Азова, Благодарностей главы администрации города Азова, Благодарственных писем главы администрации города Азова.

15. Формирует в системе «Дело» электронную базу данных постановлений и распоряжений (по основной деятельности) администрации города.

16. Осуществляет подготовку и направление ответов на запросы юридических и физических лиц.

17. Осуществляет подписку на периодические печатные издания для администрации города.

18. Осуществляет хранение гербовой печати администрации города Азова, негербовой печати общего отдела и специальных штампов и обеспечивает правомерность их применения.

19. Осуществляет подготовку и оформление договоров на почтовые услуги, услуги сотовой связи, приобретение поздравительных и пригласительных открыток, Приветственных адресов и иной подарочно-сувенирной продукции.

20. Принимает участие в пределах функциональных обязанностей в работе по осуществлению закупок товаров, работ и услуг в соответствии с нормами Федерального закона от 05.04.2013 № 44 «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ и услуг для государственных и муниципальных нужд» от планирования закупок до исполнения соответствующих контрактов.

21. Организует ведение и контроль за исполнением муниципальной программы «Информационное общество в городе Азове».

22. Обеспечивает порядок формирования и ведения Реестра муниципальных услуг муниципального образования «Город Азов».

23. Организует работу администрации города Азова с публикациями в социальных сетях и взаимодействие со структурными подразделениями администрации города Азова по вопросам работы с публикациями.